Hybride Jahresmitgliederversammlung (JMV) im Doppelpack

Vorstandstisch des BDÜ Baden Württemberg im Maritim Hotel Stuttgart

Die BDÜ Landesverbände Nordrhein-Westfalen und Baden-Württemberg e.V. führten Ihre diesjährigen Jahresmitgliederversammlungen gemeinsam mit Brähler Convention als technischen Partner unter einem hybriden Konzept durch. Die bisherigen Erfahrungen der Coronapandemie haben gezeigt: Die Kombination einer Präsenzversammlung im kleinen Rahmen mit vordefiniertem Hygienekonzept und die Möglichkeit der Teilnahme von Mitgliedern im Wege elektronischer Kommunikation, ermöglicht aktuell eine optimale Planungssicherheit und zielt darauf ab, eine maximale Reichweite unter den Teilnehmenden zu erreichen.

Die Live-Übertragung für den BDÜ NRW erfolgte aus dem 165m² großen Studio in der Hauptgeschäftsstelle von Brähler Convention in Königswinter. Die JMV des BDÜ Baden-Württemberg wurde extern aus dem „Saal Maritim“ des Maritim Hotel Stuttgart gestreamt.

Als digitale Plattform für die Online Konferenz kam ZOOM Pro Webinar zum Einsatz, womit insgesamt über 200 Teilnehmende die JVMs aktiv an beiden Tagen verfolgen konnten. Als Standort der datenverarbeitenden Rechenzentren beider Veranstaltungen wurde Deutschland gewählt, sodass eine hohe Sicherheit der Übertragung gewährleistet werden konnte.

Vorstandsmitglieder des BDÜ NRW werden von PTZ Kameras gefilmt und via Zoom übertragen
Blick hinter die Kulissen im Brähler Studio Königswinter bei der JVM für den BDÜ NRW

Das Set-Up vor Ort bestand jeweils aus einem Vorstandstisch in U-Form, bei dem alle Plätze mit Mikrofonpulten der Serie Brähler CMic ausgestattet wurden.  Als Besonderheit installierten die Veranstaltungstechniker von Brähler Convention das in der Form einzigartige „Delegate Spotting System“. Hierbei registriert eine spezielle Software Wortmeldungen an den Mikrofonpulten und steuert sogenannte PTZ-Kameras (Schwenk-Neige-Kameras) zu dem/der entsprechenden Konferenzteilnehmer*in. Während der jeweiligen Redezeit positionieren sich die weiteren Kameras, um die nachfolgenden Vortragenden ins Bild zu nehmen. Erst mit Einschalten des Mikrofons wird auf die nächste freie Kamera und somit auf den/die nächste/n Redner*in umgeschaltet. So gibt es keine Verzögerungen der Konferenz durch Kamerafahrten und jede/r Redner*in wird bestmöglich in Szene gesetzt.

Auf der Tagesordnung beider Landesverbände standen u.a. die Wahlen der Vorstandsmitglieder sowie diverse Abstimmungen zum Haushalt und Anträgen der Mitglieder. Technische Fragen der Teilnehmenden konnten zu jeder Zeit vom Brähler Techniker-Team parallel zur fortlaufenden Live-Übertragung beantwortet werden. „Auch wenn es das persönliche Treffen nicht 1:1 ersetzen kann, bleiben Jahresmitgliederversammlungen in hybrider Form, auch dank professioneller Technik aus einer Hand, aktuell eine sehr gute Alternative.“, so das abschließende Fazit der Mitgliedsverbände des Bundesverbands der Dolmetscher und Übersetzer e.V. (BDÜ).

Totale Kameraeinstellung filmt den ganzen Vorstand des BDÜ NRW bei der hybriden JVM ab
Videoregie aus der Sicht eines Brähler Verantaltungstechnikers

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